1.6 Dépenses remboursables

Les dépenses réelles et raisonnables liées directement à la réalisation du Projet, notamment :

• 1.6.1 Frais de voyage - Les frais de voyage suivants, payés par l’Organisation, conformément aux dispositions de la Directive et des Autorisations spéciales de voyager du Secrétariat du Conseil des adhésions et de finances de l’organisation AGCE du Cameroun en vigueur au moment du voyage, ce dernier document ayant préséance sur la Directive :

  • Les frais de voyage suivants, payés par l’Organisation, conformément aux dispositions de la Directive et des Autorisations spéciales de voyager du Secrétariat du Conseil des adhésions et de finances de l’organisation AGCE du Cameroun  en vigueur au moment du voyage, ce dernier document ayant préséance sur la Directive:

  • les frais de transport commercial en fonction du plus bas tarif offert en suivant l’itinéraire le plus direct. L’Organisation doit s’efforcer d’obtenir le meilleur tarif possible, notamment en s’assurant de faire ses réservations aussitôt que possible. La norme concernant les voyages en avion est la classe économique, y compris le tarif APEX, les vols nolisés et les autres vols à tarifs réduits ou à rabais. La Coopération AGCE International – Cameroun remboursera à l’Organisation le tarif le plus bas disponible au moment de la réservation, mais jamais plus que le montant maximal prévu pour un billet de la classe économique au plein tarif. La Coopération AGCE International – Cameroun limitera le remboursement des billets d’avion au plus bas tarif offert au moment de la réservation même si l’Organisation choisit de ne pas retenir ce tarif. L’Organisation devra être en mesure de démontrer, à l’aide de pièces justificatives jugées satisfaisantes par la Coopération AGCE International – Cameroun, quel était, au moment de la réservation, le plus bas tarif disponible. Le coût des changements ou annulations de vols nécessaires constitue une dépense remboursable valide dans le cadre du Projet, et les circonstances entourant ces changements doivent être documentées dans le dossier du Projet de l’Organisation;

  • le coût des repas, les faux frais ainsi que les frais d’utilisation d’un véhicule particulier, selon les indemnités de repas, de faux frais et de kilométrage mentionnées aux appendices B, C et D de la Directive;

  • le coût de l’enregistrement, des photos et des frais de messagerie liés à l’obtention d’un visa;

  • le coût réel et raisonnable d’une chambre individuelle dans un établissement commercial ou, s’il s’agit d’un hébergement particulier non commercial, le tarif d’un tel logement, conformément aux dispositions prévues à la clause 7.8 des Autorisations spéciales de voyager et de l’appendice D de la Directive;

  • tous les autres coûts réels et raisonnables représentant des dépenses légitimes liées au Projet, selon les dispositions de la Directive visant les « voyageurs » plutôt que les « Administrateurs ».

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• 1.6.2 Personnel faisant l’objet d’une affectation à long terme dans une régions du pays ou à l’étranger et d’une réinstallation de courte durée - Les avantages et les dépenses admissibles concernant le Personnel faisant l’objet d’une affectation à long terme locale ou à l’étranger et d’une réinstallation de courte durée, excluant les volontaires, conformément aux politiques de l’Organisation mais n’excédant pas les avantages et dépenses prévus au Guide de l’assistance technique du programme de l’AGCE International

• 1.6.3 Frais de formation des étudiants et des stagiaires - Les frais réels et raisonnables remboursés aux étudiants et aux stagiaires, conformément au manuel intitulé Guide pour la gestion des boursiers au Cameroun et dans un pays partenaire notamment au Canada et autres pays (volet développement).

• 1.6.4 Autres frais de formation - Les coûts réels et raisonnables liés aux séances de formation, à l’élaboration des cours, aux consultations, comme la location de salles de classe hors campus, les ordinateurs et le réseautage,  les manuels, le matériel didactique, la traduction des cours et des documents, les frais liés aux réunions et toute autre dépense nécessaire pour réaliser ces activités, qui ne font pas partie des catégories susmentionnées, mais que la Coopération AGCE International - Cameroun a approuvés au préalable par écrit.

• 1.6.5 Employés de la Coopération AGCE International – Cameroun Pays bénéficiaire - Les dépenses (tels les frais de transport local et les frais de subsistance dans le cadre d’un déplacement) assumées par les employés de l’ONG AGCE bénéficiaire désignés par l’organisation Camerounaise pour suivre une formation ou travailler avec le Personnel du Projet pour les besoins du Projet. (La Contribution ne doit pas servir à payer les honoraires ni les salaires des Employés de l’organisation du Pays bénéficiaire.)

• 1.6.6 Produits, biens et fournitures - Les coûts réels et admissibles liés à l’achat, à la location, à l’entretien et au transport de produits, de biens et de fournitures (à l’exception des fournitures de bureau), y compris les frais d’assurance connexes, conformément à l’article 11 des Modalités générales - Achats, à la condition que ces coûts n’excèdent pas la juste valeur marchande du type précis de produits, de biens et de fournitures.

• 1.6.7 Frais d’administration directement liés au Projet

  • Frais d’interurbain, incluant les communications par voie de télécommunication (l’internet, le télécopieur), les envois postaux et les services de messagerie;

  • Frais de traduction et de traitement de texte, frais d’imprimerie et de reprographie associés à la production de rapports du Projet et de documents;

  • Frais engagés à l’étranger, comme la location, les améliorations locatives, les services publics, les dépenses et fournitures de bureau, les ordinateurs du bureau et l’entretien général, sous réserve de l’approbation écrite préalable du CCA de l’organisation AGCE;

  • Coûts liés aux réunions ou aux conférences;

  • Séminaires et ateliers non associés à des activités de formation;

  • Frais de virements bancaires.

• 1.6.8 Toute autre dépense nécessaire à la réalisation du Projet qui n’est pas comprise dans les catégories ci-dessus mais qui a reçu l’approbation écrite préalable AGCE International, soit à travers le Plan de travail ou tout autre document soumis.

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1.7 Indemnité pour les coûts indirects et les frais généraux

Pour compenser les coûts indirects et les frais généraux payés par l’Organisation pour le Projet, une indemnité pourrait être versée pour la période visée, conformément à la Politique de compensation de frais généraux touchant les accords de contribution conclus avec des organisations camerounaises et autres pays en vertu du Programme d’aide au développement local ou national ou international. Pour les organisations qui ne sont pas camerounaise, l’indemnité pour les coûts indirects sera négociée au cas par cas.

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1.8 Coûts du Projet non admissibles dans le cadre de la compensation de frais généraux

• 1.8.1 Fonds de transfert, tels que définis dans les Modalités générales et dépenses élevées en capital où chaque élément coûte 50 000 000 XAF  ou plus, conformément à la Politique de compensation de frais généraux touchant les accords de contribution conclus avec des organisations canadiennes en vertu du Programme d’aide au développement local et international.

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1.9 Exclusion des profits de l’Organisation

L’Organisation ne peut, directement ou indirectement, inclure de profit dans le calcul de la rémunération ni des honoraires, ni dans aucun des autres coûts détaillés dans le budget du Projet, sauf, sous réserve de l’article 1.4 de la présente partie, dans les cas où ce profit est inclus dans un Sous-accord ou un Sous-contrat de sous-traitance jugé acceptable par Coopération AGCE International - Cameroun et conclu avec une entité à but lucratif dans laquelle l’Organisation ne possède aucun intérêt direct ou indirect, et où il n’existe pas de lien de dépendance, en vertu des Modalités générales, entre l’Organisation et le ou les Sous-traitants.

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1.10 Taxes applicables

L’Organisation s’assure que tous les coûts de mise en œuvre du Projet incluent, le cas échéant, toutes les taxes qu’elle doit payer sur les biens et services, moins les crédits et remboursements auxquels elle est admissible.

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2. Éléments de coûts non admissibles

Dans le cadre du Projet, les coûts non admissibles incluent notamment les suivants :

• Dépenses liées au divertissement;

• Coûts payés avant la date d’entrée en vigueur de l’Accord;

• Cadeaux;

• Assurance voyage (santé, annulation, bagages, etc.), à l’exception de l’assurance pour soins médicaux d’urgence pour les volontaires et des cas qui auront été approuvés par l’organisation AGCE;

• Frais de crédit;

• Droits d’adhésion;

• Brevets;

• Immunisations ou médicaments pour le personnel du Projet, sauf ceux acceptés dans le Guide de l’assistance technique ou si approuvé par le Ministère pour les volontaires;

• Frais d’intérêts;

• Coûts liés aux membres de la famille dans le cas d’une mission non accompagnée. Inscrit ton organisation aujourd'hui